コパイロツトの定金です。社内の取り組みについてご紹介しようとおもいます。
コパイロツトでは、毎週１回、「良くする会議」という名称の会議を行っています。
今回はその会議のなかの大部分を占める「GPKOC（ジーピーケーオーシー）の共有」コーナーについて紹介させていただきます。
コパイロツトのよくする会議とは？
目的は、業務の最適化のアプローチを共有してそれぞれのプロジェクトをより良くしていく、さらにそれを抽象化してもっと汎用的なメソッドを抽出すること、です。
各プロジェクトをそれぞれのチームで担当していますが、良くする会議には全チームメンバーが集まり、プロジェクトの経過や成果をシェアしたり、全体で検討すべきことを議論したり、あるいは新しい社内プロジェクトの説明をしています。
良くする会議の進め方
毎週火曜日の19時から行っており、参加者は12人で70分程度の会議になります。
良くする会議のファシリテーターは2名（毎週持ち回り制）で行っています。ちなみに弊社全員で13人ですが、開催時間の関係で時短のママメンバーは不参加なので、会議の録音を聞いて後日コメントをする形をとっています。
良くする会議のアジェンダ
- GPKOCの共有＋アイデアシートへ記入（55＋5分）
- 良くする話（5分×2回→10分 ファシリテーター担当2名が発表）
GPKOCの共有については後述しますが、良くする話とは、日々の中で自分が気になるスキームをスライド1枚で2分で紹介する、というコーナーです。今回書くと長くなりそうなので、後日このブログで事例も含めてご紹介しようとおもいます。
GPKOCの共有コーナーとは？
日頃の仕事を通して得た知見や気付きのエッセンスを5つに分類して共有するのがGPKOCの共有コーナーです。GPKOCの名称ですが、これは以下の5つの分類の頭文字をとっています。最も使われている振り返りの最もミニマムな要素であろうKPTをベースに色々試行錯誤していった結果、この形に落ち着いています。
分類項目と各項目の説明
- Good：今週の良かったこと、参考事例
KPTのKeep。心理学のThree Good Things的な効果も考えている（参考: 悲観症克服：就寝前の「3つのよいこと」メモ習慣 | プレジデントオンライン | PRESIDENT Online ） - Problem：今週の問題、失敗、要改善
KPTのProblem。あまりネガティブなことを書く場所にしないようにしているためそれほどここに大きな比重を置いていない。 - Knowledge：全体に共有されるべき、今後方法論になりそうな気づき
具体的なナレッジのピックアップするアウトプットを目的にしているだけではなく、ナレッジ＆メソッドをコパイロツトの方針として蓄積していく意思の表明するための項目。 - Other：他人（他社）の行動で気づいたこと
日頃から何か参考になるものはないか？という目線を常に持つように習慣づける。また他者の様々な視点があることに気づくための項目。 - COPILOT Good：他の社員の行動で良かったこと
常にチームメンバーの動きに気を配ること、関係の質を向上させること、さらにありがとうカード的な効果も考えて追加（参考: 奇跡のお菓子屋 「たこまん」ありがとうカードとは？｜カンブリア宮殿 | .PAGE）
このコーナーを実施する目的・想定している効果
- コパイロツト方針の雰囲気を感じ、意味を理解すること。またそれを浸透させ、行動を促進すること
コパイロツトの目標である、プロジェクトを成功に導く汎用的な手段を手に入れるために、各プロジェクトで得られた最適化の方法論を、抽象度を上げた状態でシェアすることで、新しい気づきや汎用的な手段を得る。またその会社の方針の浸透させること。 - 関係の質を向上することの意味を理解し、促進すること
仕事の内容や雰囲気だけではなく、各個人の個人目標、嗜好性・特性、パーソナル情報などを共有すること。また常日頃からチームメンバーの仕事をウォッチしてインプットしている状態を作る。 - アウトプットすることの意味を理解し、促進すること
アウトプットが他者のインプットになっていることの納得感を向上させ、アウトプットする意義を感じてもらうこと。小さくて定期的なアウトプットにすることで何か発信することを習慣化すること。 - 様々なものの見方を得て、インプットを増やす方法論を知ること
自分のアウトプットが他人にとってどのように解釈されるのかを知ることで様々な視点があることを理解すること。自分自身の仕事から様々な視点があれば、1つの事象から様々なインプットできることに気づくこと。 - 批評しあうことの意味を理解し、促進すること
お互いの行動を批評しあうことで、自分の意見を持つようになること。（批評は批判ではない） - 振り返ることの意味を理解し、促進すること
プロジェクトの振り返り癖をつけ、各プロジェクトや個人目標など、振り返りアクションを促進させること。
実際の運用イメージ
Googleスプレッドシートに書かれた項目をみながら発表し、他のメンバーが質問をしたり、自分の意見を伝えたり、過去の経験を参照したりしながら議論をして、ひとりの気付きや発見、経験をシェアして、スプレッドシートにメモが記載されていきます。
具体的な経験や気づきを共有するだけでなく、抽象度をあげて捉えることで、汎用性の高いナレッジを発見することも意識しており、この会議中に発見されたアイデアを最後にみんなで記入します。それを社内のナレッジマネジメントチームが取りまとめて新しい方法論に落とせないか？を検討していきます。
個人もコパイロツトという会社も、そして社会も、日々大きく変化していく中で、毎週のGPKOCがメンバー間の意識合わせになり、チームとしてのアップデートの役割を果たしています。
最後に
コパイロツトがどんなことを考えているのか、どんな視点でものごとを見ているのか、どんなことを大切にしているのか、そんなことを知っていただければと思いますので、GPKOCで発表されたものをピックアップしまして、定金や各メンバーからこのブログで紹介しようと思います。
また、このブログでは、このような感じで社内の取り組みを紹介させていただこうと思います。何か参考になればうれしいですし、フィードバックをいただければもっと嬉しいです。
株式会社コパイロツト共同創業者／エグゼクティブプロジェクトマネージャー
プロジェクトオーナーサイドに立ち、外部パートナーとしてプロジェクトマネジメントのサポートを行う。Project Based Working 社会に向けて、プロジェクトマネジメントを常にアップデートしつづける構造を構築中。MITテクノロジーレビュー日本語版のエグゼクティブプロデューサーを務めるなど、様々な共同プロジェクトへパートナーとしても参画。
