コパイロツトは、クライアントやパートナー会社の『copilot / 副操縦士』となって、
目的地にたどり着くまでの過程をトータルでサポートします。

会議をスムーズにさせる「アジェンダシート」のすすめ

会議のコツ

会議で何を決めるのか決まっておらず話が飛びまくり空中戦になってしまい、結局何話したのかわからなくなることありませんか。 コパイロツトでは会議を様々な方法でハッキングしているので今回はその中のひとつの「アジェンダシート」というナレッジを紹介します。

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そもそもアジェンダをセットする理由とは?

事前に「どこに向かうための会議か」が可視化されることで、会議をうまく機能させることができるためです。 アジェンダが正しく設定されていると、議論を活発化させたり、話を脱線させないようにしたり、ファシリテーションがしやすくなります。 なので、必ず前回の会議で決まったこと・話をしたことなどは議事録にして、次の会議のアジェンダに記載していきます。 また、追加のアジェンダは前日までに参加メンバーに投げかけて、必ず会議の前には全員がアジェンダを把握している状態にします。

このようにチーム内で合意事項を積み重ねていくというやり方で、「議事録」と「アジェンダ」が常にセットになっている状態を目指します。

アジェンダシートの項目とその書き方

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これがアジェンダシートです。作り始めて3年近く経っておりブラッシュアップして現在の形になっています。 今回は項目を紹介したいので1アジェンダverです。会議で実際に使用するシートは次回ご紹介します。

アジェンダシートの書き方は以下の通りです。 f:id:copilot:20180928030458p:plain

最初は慣れないのですが、長く使用していると自然に書けるようになってきます。 個人的にはポイントは「種別」と「完了の定義」がポイントだと思っています。

「種別」

種別を【収束(意思決定)】【発散(ブレスト)】【共有(情報共有)】の3つから選ぶようにしています。 理由は聞く側の姿勢が種別によって大きく変わると考えているからです。 「情報共有で聞くのか」「意思決定で聞いて、その後アクションをするのか」では拾う情報が全く変わります。

「完了の定義」

「結局、このアジェンダで何をすればいいのか」を明記しているのがこの項目です。 よく議論が熱くなってしまい、ついつい会話が吹き飛ぶことがありますが、これを設定することでしっかり防止できます。 自分たちが目指す状態を事前に書いておくと、アジェンダ担当者もしっかり目的を持って会議に望むことができます。

最後に

この前テレビを見ていたら、某国の戦時中の重要な意思決定の会議をしている映像があり見入ってしまいました。 当然なのですが、国家の重要な意思決定も会議というかたちを取ることがあるのです。

このような人間の合意を取るには欠かせない「会議」という行為を効率化させることは実はとても価値があることだと認識しています。 確かに事前にアジェンダを地道にまとめることは多少面倒だったり、コストに感じることもあるとは思います。しかし、実際に書いて会議を実施してみるとアジェンダシートの影響力に驚くと思いますので是非使ってみてください。

<おまけ雑談>

この前、上野で開催していた「世界を変えた書物展」に行ったのですが、まさに壮大な人類の「ナレッジ」を感じました。

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ダーウィンの「種の起源」の初版

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