みなさんは、いつも定例ミーティングをどのように進めていますか？
司会進行やファシリテーション役がうまくできない、アジェンダをどのレベルで用意すればいいのかわからないなど、そもそも「理想的な進め方」のイメージがしにくい方が多いのではないかと思います。
そこで今回は、ミーティングを進めていく様子が具体的にイメージできるよう、私たちが実際のミーティングでよく行っているやりとりを記事にしてみました。
私たちも日常業務で活用しているクラウドサービス「SuperGoodMeetings」を利用したものです。ご覧いただき、よろしければ参考にしてみてください。
- STEP1：前日までにメンバーは何を準備すればいい？
- STEP2：ミーティングの冒頭10分で何をする？
- STEP3：ディスカッションはどのように進めればいい？
- STEP4：ミーティングの締めはどうする？
- 基本の流れをおさえたうえで、トライ＆エラーを
STEP1：前日までにメンバーは何を準備すればいい？
まずは、定例ミーティング数日前〜前日までの流れから。ミーティングに参加するメンバー各自がどのような準備をしているのか、見ていきましょう。
POINT
- 参加メンバー各自が、定例ミーティングで話したいアジェンダを事前に入力する
- 前日に、ファシリテーターが各メンバーにリマインド
- ミーティング開始前に、アジェンダの内容を確認しておく
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STEP2：ミーティングの冒頭10分で何をする？
次に、一回一回の定例ミーティングをスムーズに行うために、冒頭10分でやっておいた方がいいことをご紹介します。
POINT
- メンバー全員の役割を決める
- 直近のタスクについて、進捗確認をする
- マイルストーンを見直し、必要に応じて更新する
- アジェンダを整理し、話す順番や時間などを決める
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STEP3：ディスカッションはどのように進めればいい？
そのミーティングで話すアジェンダが整理できたら、一つひとつのディスカッションを進めていきます。議論の進め方、ファシリテーションの手法はさまざまありますが、ここではディスカッション開始時、終了時に確認するポイントに絞ってお伝えします。
POINT
- 開始時に「どんな状態になればディスカッションを完了できるか」を全員ですり合わせる
- 終了時は必ず、議論の結果と次のアクションを明確にしておく
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STEP4：ミーティングの締めはどうする？
最後に、定例ミーティングを終えるときに行っていることをご紹介します。メンバー各自が次の行動に移れるよう、確認すべきことをきちんと抑えておくことが大切です。
POINT
- 議事録の内容・認識に齟齬がないかを全員で確認する
- ディスカッションの結果、発生した変更点をマイルストーンに反映させる
- 自らのタスクを各メンバーが宣言する
- 次のミーティングのアジェンダを、わかっている範囲で確認する
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基本の流れをおさえたうえで、トライ＆エラーを
定例ミーティングについて、具体的な進め方をイメージしていただけたでしょうか？ 今回ご紹介した内容は、あくまでも一例です。各ステップのポイントをしっかり抑えたうえで、ご自身のプロジェクトチームで試しながらベストな進め方を模索してみてください。
よりスムーズな定例ミーティングの運用をサポートするため、コパイロツトではミーティング活用クラウドサービス「SuperGoodMeetings」を開発・提供しています。定例ミーティングの進め方、ファシリテーションの仕方などに課題を感じている方は、一度お試しください。
