「また同じ議論が繰り返されている」「用意したアジェンダから話が逸れて別の議論がはじまってしまった」
日々の会議の場で、このような経験をしたことがある方も多いのではないでしょうか。
今回は、明日から実際の会議で取り入れられる会議の考え方として、2025年2月20日に開催したオンラインセミナーより、内容を一部抜粋してご紹介します。
ポイントは「いかに参加者を巻き込むか」です。ぜひ参考にしてください。
▼セミナーイベント概要
会議の質を高め、効率的に進めるためのポイント - 「また同じ議論になっている」「会議で話が脱線していく」をやめて、会議疲れを減らしていくためのアプローチ -
開催日時：2025年02月20日（金）12:00-13:00（オンライン）
株式会社コパイロツト：プロジェクトマネージャー
複数部門や複数の委託先が関連するDX推進のプロジェクトや、プロジェクトマネジメントを軸にした組織改善等のプロジェクトなどにおいて、プロジェクトマネジメントやそのサポートを担当。
また、個人では教育に関わり、楽しく学べる仕組みづくりを探究している。
- 「会議」とは、参加者みんなでつくるもの
- ポイント① 会議の目的を明確にする
- ポイント② アジェンダを参加者みんなで準備する
- ポイント③ 参加者と役割分担をする
- プロジェクト推進に関連するセミナーを開催中
- 参考｜「会議の質を高めるノウハウ」関連記事
「会議」とは、参加者みんなでつくるもの
本セミナーは、コパイロツト山下から「会議にどのような印象を持っていますか？」と、参加者のみなさんに問いを投げかけるところからスタートしました。
参加しなければならない会議が増えるにつれて、「呼ばれたからなんとなく参加するもの」と感じるようになっていないでしょうか。
プロジェクトや仕事をゴールに向けて進めるためには、会議は参加者みんなでつくっていく意識を持つことが重要だと、私たちは考えています。主催者はもちろん、参加する立場のみなさん自身が、会議の質を高めるために貢献できることがあるのです。
では、会議をみんなでつくるためには一体どうすればいいのでしょうか。
本イベントでは、参加者をうまく巻き込みながら会議の質を高めるポイントをお伝えしました。以下3つのポイントを、それぞれ詳しくご紹介していきます。
ポイント① 会議の目的を明確にする
ポイント② アジェンダを参加者みんなで準備する
ポイント③ 参加者と役割分担をする
ポイント① 会議の目的を明確にする
週次や月次など、決まった日程で行われる「定例会議」。参加が習慣となっているだけに、目的があやふやなまま会議が進んでいくケースもあるでしょう。
そうした状態がある場合、まずは会議の目的を明確にしましょう。
決めた目的をあらかじめ参加者へ共有しておけば、当日の議論が横道にそれることを回避しやすくなりますし、参加者も自分がなぜ出席する必要があるのかを理解することができます。
そして、これは定例会議だけではなく、新たに会議を設定する場合にも有効です。すぐに会議を設定するのではなく、「会議以外の手段で目的を達成できないか？」と一度考えることが大切です。
もしかすると、チャットや電話、オフィスでの立ち話で代替できることもあるかもしれません。
コパイロツトは会議をベースにプロジェクト推進を行う会社ではありますが、「会議を行わない」という選択肢も常に頭に入れるようにしています。
まずは「なぜ会議をするのか？」の目的を明確にすること、そして目的を達成するために最適な手段を選ぶことを意識してみてください。
ポイント② アジェンダを参加者みんなで準備する
会議の目的を明確にしたあとは、目的を達成するための会議アジェンダを準備します。
会議の主催者だけが、アジェンダを準備していることも多いかもしれません。可能であれば一方的に提示するのではなく、参加者からも追加でアジェンダを出してもらえることが望ましいです。まさに「会議は参加者みんなでつくるもの」ですね。
使用するツールはどのようなものでも構いませんが、一部の人だけではなく参加者全員が参照できるものを活用しましょう。
また、ここでありがちな例として「◯◯について」という抽象度の高いアジェンダを設定してしまうケースがあります。
質の高い会議を行うためには、「何について（What）」、「どうしたいのか（Why）」、「そのためにどう進めるか（How)」という3点を明確にしたアジェンダづくりが欠かせません。ぜひ実際の会議でも、実践してみてください。
ポイント③ 参加者と役割分担をする
最後は当日の会議進行について、参加者を巻き込むポイントをお伝えします。
会議進行のプロセスは、以下のように細かく分けることができます。各アジェンダに対して「やること」と「役割」がいくつも存在しているのです。
このように一回の会議のなかでも「やること」と「役割」が複数存在しています。これらすべてを主催者ひとりで行う必要はありません。参加者と役割分担をしながら、会議を進めていきましょう。
役割分担の例：議事録は分担しながらリアルタイムで作成する
例えば、議事録作成について。議事録は誰か一人が会議終了後に作成するもの、と思われている方が多いかもしれませんが、リアルタイムで、かつ参加者全員で分担しながら作成することをおすすめします。
これは、会議が終わったときに「結論が明確になっていること」が重要だからです。会議終了時に決定事項とTODO（誰がいつまでに何をやるか）が明確になっていれば、そのあとすぐに動き出すことができます。記憶に頼らず、良い議事録を残す。それだけでマネジメントが楽になります。
他にも例えば、特定のアジェンダについてのみ担当者や部下に進行をお願いする、タイムキープ、会議終了時の決定事項・TODOの認識合わせを別の人にお願いするなど、事前に相談したうえで、役割を参加者で分担してみてはいかがでしょうか。
こうした取り組みによって、参加者のみなさん自身が、これまでなんとなく参加するだけだった会議を「自分ごと」として捉えられるきっかけになるかもしれません。
プロジェクト推進に関連するセミナーを開催中
プロジェクト推進に関するサービスを提供しているコパイロツトでは、定期的に無料オンラインセミナーを実施しています。ご興味のある方は、ぜひイベントページをチェックしてみてください。
https://hello-copilot.peatix.com/
