プロジェクトマネジメント・ナレッジマネジメント・組織づくりについてコパイロツトが
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Project Sprint & SuperGoodMeetingsの提案とチーム結成の経緯

こんにちは、株式会社コパイロツトの共同創業者の定金と申します。

プロジェクトマネジメントメソドロジー Project Sprint / プロジェクトスプリントと、アジェンダ・マイルストーン管理サービス SuperGoodMeetings / スーパーグッドミーティングスの言い出しっぺロールを担当しております。

今回の記事では、どのようにしてこのメソドロジーやサービス開発が始まったのかを書いていこうと思います。

Project Sprint とは、どのようなメソドロジーなのか
SuperGoodMeetings とは、どのようなサービスなのか

Project Sprint は、変化の激しいプロジェクトに寄り添える、ミーティングを活用したプロジェクトマネジメントメソドロジーです。

すごくざっくり書くと、プロジェクト推進のために定例会議を設定し、定例会議では、プロジェクト全体マイルストーンを俯瞰しながら、みんなで持ち寄ったアジェンダを議論し、次の定例会議までのタスクを作り、次の会議までにそのタスクをとにかくアクションしていく、そんな方法論です。

その方法論を運用しやすくするためのミーティング管理サービスが SuperGoodMeetings になります。

詳しくはこちらのコパイロツトのブログをご参照ください。

blog.copilot.jp

Project Sprint の前身メソドロジー コンビルの創出

株式会社コパイロツトは2005年設立です。

最初はウェブディレクションだけを扱っていたのですが、とはいえ昔のウェブディレクターというひとは、プロデューサーも、プロジェクトマネージャーも、技術わからないと企画もできないということでプランニングもやってみたり、テクニカルディレクション的なこともやってみたり、と色々担当する必要がありました。そんな色々なスコープを担当していたのですが、私たちよりも得意な人がいっぱいいるな、どこが私たちの強みなのだろう、と色々考えた結果、徐々にプロジェクトマネジメントとナレッジマネジメントにフォーカスしていきます。

コミッションワークで多種多様なプロジェクトマネジメントのお手伝いをしているとなんだか共通点を感じることが多くなってきました。

汎用的な部分はないか、共通項はないかと徐々に探り続けた結果、誰でもプロジェクトマネジメントする方法がなにか編み出せるのではないか?と考えるようになりました。

創業当時からなんとなくですが、ミーティングを上手いことハンドリングできるとプロジェクトがうまく進むな、という実感がありました。なので昔からやたらとミーティングのアジェンダフォーマットにはこだわっていたりしました。またミーティングの雰囲気がよいプロジェクトは大体うまくいっている気がしています(当社比)。

ということで、ミーティングをマネージメントできればプロジェクトは推進するのではないか?という仮説が生まれました。

コパイロツト社内にナレッジマネジメントチーム(いまはナレッジラボとよんでいます)が2014年に組成され、最初のミーティング最適化メソドロジーがつくられはじめます。

最初のメソドロジーはコンセプトが合意形成をいかに素早くするか?というものだったので「コンビル(コンセンサスビルディングの略)」と呼んでいました。このメソドロジーはひまじん(※会社名です)の相川さんと、一緒にサポートした案件の体験と、様々な会議術を参考にまとめました。2015年にメソドロジーの説明パワポと、アジェンダ記入エクセルシートのテンプレートが完成します。

さらなる進化のためのプロトタイピング

いままでの知見から紡がれたメソドロジー コンビルを、ガンガン実践知で回して次のレベルにあげていこうとしました(このあたりでSECIモデルを真面目に勉強しはじめます)。

改めてコパイロツトをご紹介すると、以下の3チームから構成されています。

【エンジンチーム】
コミッションワークにおいてプロジェクトの推進がメイン業務

【ナレッジラボチーム】
社内外を対象としてチーム・プロセスの最適化がメイン業務

【アドミンチーム】
各チームのサポートとバックオフィス業務

エンジンチームのコンビルメソドロジーの実践知をもとに、ナレッジラボチームがさらにメソドロジーを編み上げていこうとしました。様々な実践・実験を行ったものの、ある程度のレベルまで行くと停滞感が漂ってきました。

例えば、ある程度のボリュームの情報を管理する必要がわかってくると、その情報をスプレッドシートで運用するコストに見合わなくなり、メソドロジーにツッコミが入らなくなりました。

使い勝手がよいツールがないと、メソドロジーを使うメリットがなくなり、使われなくなる。そうすると、当たり前ですがメソドロジーは利用されなくなり、進化しなくなってきます。

そこで、こうなったら独自サービスを開発するぞ!という判断になりました。20人程度の零細企業コパイロツトにとっては大きな、そして初めての投資です。

とりあえず小さく動き始めます。

プロトタイプ1号は2015年秋ぐらいに友達のフリーのエンジニアさん(連絡がつき次第掲載)とスタートし、プロトタイプ2号は2016年冬ぐらいからnDさんと、手に取れるツールを使ってみながらメソドロジーの有用性を試し始めました。

コンビルから Project Sprint へのバージョンアップ

コンビルという方法論やそのプロトタイプを横目でみつつも、増えてきたナレッジラボメンバーが、他の領域に手を出し始めます。

プロジェクトを推進する、ということは念頭におきつつも、様々な横断的な領域でのナレッジマネジメント実験がコパイロツト社内で並行して走り始めます。

アイデア発想・創発、ソフトウェア開発、ナレッジマネジメント、組織マネジメント、などなど様々なフレームワーク・メソドロジー・メソッドによる体験をしました。

特に、スクラム、ホラクラシー、デザインスプリント、デザインシンキング、リーンスタートアップ、学習する組織、広義のKJ法、SECIモデル、などには大きく影響を受けました。

そこから自分たちの案件で利用できそうな、プロジェクト推進に有用だと思えそうな部分を抽出して、自分たちなりにカスタマイズして、実験・実践を繰り返しました。

様々な領域における社内の実践知が溜まってきた結果と、コンビルのプロトタイピングを繰り返した結果を並べてみた結果、ここで選択と集中のタイミングとなりました(社内的にはこのタイミングでは、何がやりたいのか?と超カオスになった話なんかは後ほど書きます)

ここで様々な議論の結果、ミーティングを活用しつつ、プロジェクトが推進する方向に集約しよう、という結論にいたりました。

ということで、会議術にどちらかというと重点としていたコンビルメソドロジーを、プロジェクトマネジメントメソドロジーにバージョンアップすることになりました。

ということで2017年ぐらいから、変化の激しいプロジェクトに寄り添える、ミーティングを活用したプロジェクトマネジメントメソドロジー「 Project Sprint / プロジェクトスプリント 」をまとめ始めました。

サービス開発のためのチームビルディング

メソドロジーの方向性も見えてきたので、いよいよプロトタイピングではなく、本格的なサービス開発のフェーズにはいってきたので、次なるパートナーさんを探し始めました。

前途しましたが、コパイロツトはプロジェクトマネジメント・ナレッジマネジメントを担当するひとしかいないので、社内にデザイナーもデベロッパーも在籍しません。

ということで、客観的な目線をいれてもらいつつ、一緒にメソドロジーもサービス開発も一緒に考えることができる、そんなパートナーさん探しが始まりました。

そのころ、コパイロツトでは定期的に会社交流会を行っていました。コパのメンバーはとにかく全員が参加してコパイロツト全体を知っていただくッ!という全社飲み会を開催しておりました。

私達はプロジェクトマネジメント・ナレッジマネジメントだけを提供するメンバーで構成されている会社であるがゆえに、パートナーさんとの協力関係は非常に重要です。

実はコパイロツトのお仕事はほとんどがご紹介で成立しているというなんとも恵まれた会社でして、そのなかでもパートナーさんからのご紹介も非常に多くいただいています。ありがたいことでして、パートナーさんには、 デリバリーもしていただき、お仕事もご紹介いただく、という例えでもなんでもなく本当に命綱なのです。

そんな全社交流会のパートナーさん候補に、かつて大きな案件をご一緒してからご無沙汰している会社さんがありました。風の噂ではご一緒してから10年ぐらい経ち、独特な進化を遂げているということを聞いていました。

案件で非常に大きなご迷惑をおかけしたこともあるので、恐る恐るご連絡したところ、ぜひ一緒に飲みましょう!ということになりました。2017年11月のことです。

その会社さんが今回ご一緒しているユニバ株式会社さんです。

その全社交流会では、それぞれの会社がどういう仕事をどういうプロセスで実施しているかを自己紹介をするコーナーがあるのですが、そこで聞いたユニバさんのプロセスや考え方の根底にあるものが、私達と非常に近しいことがわかりました。

これはッ!と感じ、コパイロツトのメソドロジーやサービスのコンセプトに興味を持ってもらえるのではないか、とおもってお声がけしたところ、非常に共感をいただきました。そして、サービス開発がはじまりました。2017年11月のことです。

メソドロジー・サービス開発 Project Sprint Team 結成

2018年1月からメソドロジー・サービス開発に定金はほぼすべてのリソースと投下しはじめました。コパイロツトのメンバーに、経営者としてそっちやれや、と突きつけられたからです。肩書を共同創業者とするほど衝撃的な出来事でした。その話はこちらの記事を参照ください。

note.com

そのタイミングと同じくして、2018年初頭からユニバさんにジョインしていただきサービス開発がはじまりました。

その後、いろんなチームビルディングとプロダクト開発プロセスのトライがあり、2018年秋ごろに改めて大きく体制を変え、さらにメソドロジーの開発もユニバさんと一緒にすすめていくことになりました。

この文章以降は、ユニバさんはもはや同じチームなので敬称は使いません(笑)

最後に

ここでは、コパイロツトの定金だけではなく、コパイロツトやユニバの各ロールを担当するチームメンバーから、メソドロジーやサービスに関する情報発信をしていこうと思っています。

なぜそんな発信するのかというと、今回コパイロツトとユニバで取り組んでいることが共有される価値があると思っているからです。

自分たちの開発しているプロジェクトマネジメントのメソドロジー・サービスは社会的意義があるとおもって開発しています。

VUCAと言われるほどに変化の激しい社会において、プロジェクトマネジメントはどんどん困難になっていくとおもっています。

プロジェクトマネジメントは2012年にISOで規定され、2018年にはJISで日本語化もされているほど、今後の社会にプロジェクトマネジメントの型は必要だという認識はあるとおもいます。

とても流動的になり、常に進化し続ける目的をもつようになったプロジェクトをうまくマネジメントすることは、とても重要なプロセスになっていきます。そのひとつの解決策として今回のメソドロジーやサービスを私達は位置づけています。

ということでここで記事を書く目的は、メソドロジーやサービス開発の進捗状況をお伝えすることです。より皆様に理解してもらえるように、さらにこのメソドロジー・サービスに賛同してもらい一緒にアップデートしてもらえる仲間を増やすことです。

またもう一つの目的があります。

それは私達コパイロツトがまさにいま体験している「自社のメソドロジーをサービス化する」というナレッジマネジメントの効果を皆さんに知ってもらいたい、というものになります。

どういうことかというと【「これならお金をもらってもよいサービスになるのでは?と考えながら自社のノウハウを、実際に使えるツール・サービスとしてまとめあげる」という作業は、組織にとっても社会にとっても、とてもよい効果がある】と感じています。

まさに今、自らが体感しているので、それをまとめ上げるものを公開するのではなく、リアルタイムに皆さんにお伝えしたいなとおもっているからです。なぜなら、とても長期的であり、紆余曲折を繰り返すプロセスだからです。まとめると時期的にも遅れるし、そもそもきれいな結果しか見えなくなります。なのでこのマガジンで徐々にお伝えできればとおもっています。

このサービスを作りながらまとめる方法は確かにおもしろそう!納得できるしチームにも効果ありそう!とおもって参考になりましたら嬉しいですし、同じ体験をしているチームのナレッジもぜひ共有いただければとおもいます。一緒に開発したいぜ!という方がいらっしゃいましたらぜひお声がけいただければとおもいます。

ということで、この「自社ナレッジをサービス化することで組織づくりになる方法論(仮称)」も共有すべき価値があるのではないかとおもっています。

1つ目の投稿から超長々と書きましたが、次からはチームの月次の振り返り結果をみんなから書いてもらうなど、ライトな感じになるとおもいます(笑)

今後ともよろしくお願いします!

みんながプロジェクトマネジメントができる社会がつくりたい、コパイロツトの定金からでした。

定金基(さだかね・もとい)
株式会社コパイロツト共同創業者/エグゼクティブプロジェクトマネージャー
プロジェクトオーナーサイドに立ち、外部パートナーとしてプロジェクトマネジメントのサポートを行う。Project Based Working 社会に向けて、プロジェクトマネジメントを常にアップデートしつづける構造を構築中。MITテクノロジーレビュー日本語版のエグゼクティブプロデューサーを務めるなど、様々な共同プロジェクトへパートナーとしても参画。


  • この記事は2020年3月3日に定金のnoteに掲載されたものです。

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