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プロジェクトの遅延やコスト増加のリスクを少なくするには?ゴールからプロジェクト工程を逆算する方法

今まで経験したことがなかったり、不確実性の高いプロジェクトは、何からどのように進めればよいかわからない場合もあると思います。
そのような状況に置かれている方に向けて、とりあえずやれることから手をつけるのではなく、プロジェクトのゴールから工程を逆算することで、リスクを回避し、プロジェクトメンバーの認識を揃えながら、目的を見失わずにプロジェクトを進める方法をご紹介します。

プロジェクトの遅延やコストの増加につながりやすい問題・課題

プロジェクトをどのように進めたらよいかわからない場合に、やれることから手をつけてしまうと、目的を達成するために進んでいるのか、必要な作業なのかもわからず進めることになります。
その結果、進めた作業に対し、クライアントや上司からやり直しを受けて、プロジェクトの遅延やコストの増加に繋がるリスクがあります。
そのような状態に陥った場合、プロジェクトを進めている当人の精神的なショックは計り知れませんが、対応した作業がもったいないから、時間がないからといってそのまま進められることは少ないのではないでしょうか。
このようなことが起こる原因の一つとして、ゴールに向かうために必要な段取りが足りなかったり、間違っていることが考えられます。

プロジェクトの進め方

積み上げ式に進めるのではなく、ゴールから逆算して進める。
ゴールに向かうために、何が必要なのかを考える。

当たり前ですが、山を目指すのか海を目指すのかで、準備やルートが異なってきます。
目的地(=ゴール)に向けて何が必要かを考えることにより、必要な工程が見えてくるので、結果的に無駄な作業が減り、リスクを回避でき、ゴールに向けて確実にプロジェクトを進められます。

Point
いきなり、最終的なゴールに向けてやることを考えても、考えることが多すぎて迷ってしまうのではないでしょうか。
ゴールへの道筋を分解することで考えやすくすることが重要です。
少し進んでみないと工程が見えてこない状況も考えられるので、ゴールに到達するまでの直近のマイルストーンまでの工程をまずは考えてみましょう。

プロジェクトを進める具体的な方法

はじめにプロジェクトのゴールに向けてマイルストーンを考えます。
弊社が考えるマイルストーンに必要な情報は以下の2つです。

  • あるべき姿(マイルストーンに到達した時にどのような状態になっているか)
  • 成果物(マイルストーンに到達するための成果物とその状態)
  • 期日

次にどのような工程が必要か考えます。
工程を考える上で重要なのは優先順位です。
リサーチやヒアリングが必要だったり、すべての工程が並行作業で進められないケースや、何かの工程が終わらなければ次に進めない工程も出てくるので、全体を俯瞰しながら計画します。
工程を考える上で、承認タイミングも忘れずに組み込みましょう。

工程が見えてきたらその工程を完了するために必要な作業を考えることで、何をやればよいかが具体的に見えてきます。

  1. プロジェクトゴールを明確にする
  2. マイルストーンを決める
  3. 最初のマイルストーンに向けて必要な工程と優先順位を決める
  4. 工程を達成するために必要な作業を決める
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Point
一人だけで考えるのではなく、プロジェクトメンバー全員で考えて全員の共通認識としておくことが望ましいです。
マイルストーンを最初に決めたからといって変えてはいけないとルールはありません。
不確実性の高いプロジェクトでは、作業を進めていく上でわからなかったことが明確になり、マイルストーンが変わる可能性もあります。
まずは最初のマイルストーンに向けてプロジェクトを進めながら適宜調整を行ってください。

おわりに

マイルストーンを決めるというと難しく考えがちですが「どのような状態になっていればよいか」「その状態を達成するために必要な成果物はなにか」ということに置き換えれば、専門用語を駆使せずとも共通言語で意思疎通が図りやすくなり、プロジェクトメンバーが同じゴールに向かってプロジェクトを進めやすくなります。
もし計画した通りにプロジェクトが進まなかった場合は、マイルストーンや工程が間違っていないか疑ってみてください。

この考え方はWebサイトなどの具体的なアウトプットがないプロジェクトでも使える汎用的な方法と考えています。
プロジェクトの進め方に困ったら、是非参考にしていただければと思います。


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