プロジェクトマネジメント・ナレッジマネジメント・組織づくりについて
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複雑な問題を素早く解決するには?プロジェクトを進めるために定例ミーティングで行うべき3つのこと

企業の新規プロジェクトなどにおいて、プロジェクトマネージャー・リーダーに任命されたみなさんは、次のような悩みを抱えてはいないでしょうか。

  • そもそもプロジェクトをどう進めてよいかわからない
  • ひとりで様々な情報をマネジメントしながらプロジェクトを進めることに限界を感じている
  • 外注をするほど予算はなく自社で進めたいがどうしたらよいかわからない
  • プロジェクトの定例MTGを実施しているが、果たして今のミーティングの進め方でよいのかどうか、判斷しづらい
  • マネージャーや上長に、プロジェクトの進捗状況を報告するのに手間がかかるうえ、うまく伝えられないことも多い

コパイロツトではさまざまなプロジェクトの推進支援を行っていますが、昨今、プロジェクトの初期、中期、後期、どのフェーズにおいても、上記のようなご相談を受けることが多くなっています。

なぜプロジェクト推進がむずかしくなっているのか?

現代において変化のスピードは上がり続けています。プロジェクトの初期の計画を、状況に応じてアップデートしながら進めなければならないケースも増えてきました。そのような状況で生まれてくる複雑な問題を、より素早く解決していくにはどうしたらよいのか。

プロジェクトを推進する中で発生する複雑な問題の多くは、これまで誰も経験したことのないものがほとんどです。それを解決するためには、多くの経験や知識の結集、新たな分野への取り組みなどが必要であり、1人の英知で乗り切るのは困難です。そこで関わるメンバー各自が、必要な情報や資源、スキル、能力を持ち寄り、必要な場面でそれらを用いて、効果的にプロジェクトを進めていくことが重要になるのです。

メンバー全員でプロジェクトを進める方法については、まだ確かな方法論やノウハウが確立しているわけではありません。しかし今後の社会においては、誰か一人のリーダーシップに頼るのではなく、チームのみんなで推進する方法も駆使しながら、複雑な問題解決を繰り返し行っていく必要が出てくるでしょう。

実際、組織論では「学習する組織」「ティール組織」「ホラクラシー」などが、ソフトウェア開発の領域では「アジャイル」「スクラム」などの新しい考え方、方法論が続々と出現しています。

わたしたちコパイロツトは、プロジェクトマネジメントの領域でも、"みんなで進める”新しい考え方や方法論が必要なのではないかと考え、その一つとして、「Project Sprint」というメソッドを提案しています。

プロジェクトを進めるために定例ミーティングで行うべき3つのこと

コパイロツトが提案する「Project Sprint」は、定例ミーティングを活用したプロジェクト推進メソッドです。プロジェクトをスムーズに進めていくためには定例ミーティングをどのように実施すればよいのか、場の設定の仕方やファシリテーションの方法などをご紹介しています。

▼より詳細な情報を閲覧したい方はこの記事をご覧ください blog.copilot.jp

今回は、このメソッドの軸となっている「定例ミーティング」の実施方法について、はじめに抑えていただきたいポイントを3つ、ご説明します。

  • 定例ミーティングで、プロジェクトの変化を定期的に観測する
  • ミーティング終了時にタスクを決定、次のミーティングでタスク結果を報告する
  • みんなでミーティングのアジェンダを提案する

定例ミーティングで、プロジェクトの変化を定期的に観測する

定例ミーティングではタスクの報告に留まらず、プロジェクトの状況変化を常に共有するようにします。タスク進捗に対しては、状況変化を加えた差分について、その場で議論を行います。

ミーティングを定期開催することで、外部環境やメンバーの変化はもちろんのこと、トラブルやリスクにつながる問題が生じていないかなど、定点観測することができます。参加するメンバーも、定例ミーティングを単なる報告の場と捉えずに、「変化を観測する場」であるという意識を持つようにすると良いでしょう。

ミーティング終了時にタスクを決定、次のミーティングでタスク結果を報告する

定例ミーティングでは議論の結果として、次回ミーティングまでに行うべきタスクが決まります。各メンバーはタスクを実行し、その結果を次のミーティングで報告します。

もちろん次のミーティングまで待たずに、コラボレーションツールなどを利用して報告してもかまいません。その場合、次のミーティングでは、どのようなアクションを行ったのかを報告するようにするのがおすすめです。チームメンバーが最新の状況を把握できますし、さらなるアクションについての議論が進めやすくなります。

みんなでミーティングのアジェンダを提案する

タスクを行う過程で発生した問題点や違和感は、メンバー各自が、ミーティングのアジェンダとして提案します。アジェンダはファシリテーターやリーダーのみが用意するのではなく、プロジェクトメンバーから提案してもらうことが重要です。これはタスクの実行者が、自らのタスクはどうやったら完了に辿り着けるのか、きちんと疑問点を明らかにするためです。

メンバーひとりひとりの役割を明確にしたうえで、それぞれのタスクを実行し、疑問や違和感が出たらアジェンダを上げ、次のミーティングで解消、状況変化の差分を加えて再度議論、解消する課題について各自がタスクを実行……というサイクルを習慣化していくことにより、メンバー全員が自律的に行動できるようになり、"みんなで進める”プロジェクトを実現することが可能になります。

定例ミーティングの支援に特化したサービスをはじめます!

この定例ミーティングを活用したメソッド「Project Sprint」は、一般に公開しているものであり、どなたでもお使いいただくことができるものです。しかしテキストを読んだだけでは、実際にプロジェクトを自分たちだけで進めることが難しいという声をお寄せいただいておりました。

そこで私たちは、メソッドに基づいた定例ミーティングの運用支援に特化したサービスをはじめることにしました。

コパイロツトが進行役として皆さまの定例ミーティングに加わり、プロジェクトをみんなでスムーズに進めることができるよう、サポートいたします。みなさまがそのプロセスで得た知識をもとに、少しずつ自らプロジェクトを推進できるようになっていくことを目指します。

本サービスでは3つのサポートを行います

ファシリテーション

コパイロツトのプロジェクト推進メソッドProject Sprintを活用します。具体的には、以下のようにミーティング進行を行います。

  • 参加者の発言引出し/全体感の整理
  • 論点の絞り込み/対立意見に対処
  • 次の行動を決定
議事メモ作成、タスク管理

定例ミーティングにおける会話を議事録として残し、決定事項および次回会議までに実施すべきタスクを明確にします。また、会議ごとに進捗状況などのタスク管理も行います。

自律的なプロジェクト推進のための環境づくり
  • 会議における役割設定
  • 情報共有環境の整備(全ての情報・やりとりにいつでもどこからでもアクセス可能に)
  • ツール環境の整備(会議アジェンダ管理、議事録、マイルストーン管理、タスク管理、カレンダー)
  • 空間環境の整備(モニター・タイマー・ホワイトボード)

定例ミーティングサポート費用・お問い合わせ

2名体制でのサポート:50万円(税別)/月

SuperGoodMeetings費用:7,800円(税別)/月※

※定例ミーティング管理のクラウドサービス利用料になります。定例ミーティングのマイルストーン管理、各ミーティングにおけるアジェンダ管理でご活用いただきます。

皆さまの定例ミーティングを活性化しプロジェクトを成功に導きます!お気軽にお問合せください!(担当:定金、斎藤)

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コパイロツトは、課題整理や戦略立案から参画し、プロジェクトの推進支援をいたします。お気軽にお問い合わせください!

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