こんにちは！SuperGoodMeetings カスタマーサポートチームです。
プロジェクト推進を実現するクラウドサービス SuperGoodMeetings の開発を進めているコパイロツトでは、「定例ミーティング」を活用することを推奨しています。
定期的に開催されるミーティングで、各メンバー／チームから進捗を共有してもらい、抱えている課題やトラブルについて相談、メンバー全員で議論・決定していくことで、状況に合ったプロジェクト推進が可能になります。
定例ミーティングはメンバーを集めてやみくもに開催するだけではなく、アジェンダをしっかり準備しておくこと、また、メンバーの期待値をすり合わせる「ロールセッション」や取り組みについての「ふりかえり」等を実施することが重要です。
ここでは、定例ミーティングで使える『アジェンダテンプレート』を紹介していきます。
- 「誰が」話すのか
- 「何を」議論したいのか
- 「ゴール（達成したい状態）」は何か
といったアジェンダの詳細をミーティング前に明確にできるかどうかで会議の質が変わります。
ここで紹介している SuperGoodMeetings サンプルの各アジェンダをクリックすると、アジェンダの詳細を見ることができます（下図参照）。
アジェンダのテンプレートと合わせて、ご確認ください！
- ご紹介するアジェンダテンプレート一覧
- 🔰キックオフ
- 🔰通常
- 🔰ロールセッション
- 🔰気づきトリアージ
- 🔰振り返りミーティング｜＋Δ
- 🔰振り返りミーティング｜KPT＋A
- 定例ミーティングを活用してプロジェクト推進を実現する SuperGoodMeetings をご活用ください
ご紹介するアジェンダテンプレート一覧
今回はプロジェクトの進行・状態に合わせて使えるアジェンダテンプレートをご用意しました。必要な場面でご活用ください！
🔰キックオフ
プロジェクトスタート時、プロジェクトメンバー全員で集まり、プロジェクトの概要把握、参加メンバーの顔合わせ、利用ツールの確定、今後のスケジュールの確認など、プロジェクトを推進していく上での全体環境を整えるミーティング。
いつ実施するの？
- プロジェクトがスタートしたとき
- （プロジェクト進行中）メンバー間の認識違いや利用ツールやフローの違いなど全体環境のズレから進行が難しくなったとき
なぜ実施するのか？
- プロジェクトメンバー間の認識や足並みを揃えるため
- 1人ではなく全員で連携しながらプロジェクトを推進していることが伝わる
サンプル：ミーティングアジェンダ
👉SuperGoodMeetings で『キックオフ』のアジェンダテンプレートを確認する
※各アジェンダをクリックすると、アジェンダの詳細を見ることができます
🔰通常
普段のミーティングを効率よく進めるためにはアジェンダ毎に、「誰が」話すのか、「何を」議論したいのか、「ゴール（達成したい状態）」は何か、「時間」はどのくらい必要かを記載しておくことがポイント。
いつ実施するの？
- いつでも実施可能
なぜ実施するのか？
- アジェンダの詳細を記載しておくことで、ゴール（達成したい状態）に辿り着ける／時間通りに終えるようにするため
- 参加メンバー側がミーティングで求められていることを把握し、ミーティングへのコミット度を増やすため
サンプル：ミーティングアジェンダ
👉SuperGoodMeetings で『通常』のアジェンダテンプレートを確認する
※各アジェンダをクリックすると、アジェンダの詳細を見ることができます
🔰ロールセッション
誰が何の役割を担っているのか／どんなタスクを抱えているのか分からない時に、プロジェクトメンバー全員で役割と互いの期待値を擦りあわせるミーティング。あいまいな状態を解消することができる。
いつ実施するの？
- 役割が不明瞭になっているとき
- 担当者不在のタスクが発生したとき／タスクの担当者がかぶったとき
なぜ実施するのか？
- 特定のメンバーへの稼働の偏りを解消するため
- 担当者不在のタスクを解消するため
- プロジェクトメンバー自身の役割への理解度をあげるため（自分ごと化できる）
サンプル：ミーティングアジェンダ
👉SuperGoodMeetings で『ロールセッション』のアジェンダテンプレートを確認する
※各アジェンダをクリックすると、アジェンダの詳細を見ることができます
🔰気づきトリアージ
プロジェクトの現状と理想の状態を把握し、その差分に対する違和感やひらめきの「気づき」を出していく。新しい気づきを出した本人が具体的な行動の提案に変え、本人が納得する解決策を決定することができるミーティング。
いつ実施するの？
- プロジェクトがうまく進まないとき
- プロジェクトメンバーにもっと積極的にプロジェクトに参加してほしいとき
- プロジェクトメンバーが抱えている課題をうまく拾いきれないとき
なぜ実施するのか？
- プロジェクトメンバーの多様性を活かし、問題をすばやく解決するため
- 自分が抱いている課題に対して、自分で意思決定を行い解決するため
サンプル：ミーティングアジェンダ
👉SuperGoodMeetings で『気づきトリア―ジ』のアジェンダテンプレートを確認する
※各アジェンダをクリックすると、アジェンダの詳細を見ることができます
🔰振り返りミーティング｜＋Δ
取り組んでいるプロジェクトの成果や課題を認識するために15分以内で実施できる振り返りミーティング。全員で「よかったこと」＝＋（プラス）と、「気になること」＝Δ（デルタ）を書き出し、共有する。まずはチーム内で見える化、共有することが大切。
いつ実施するの？
- いつでも実施可能
- 定例ミーティングの度に短時間でも実施できると良い
なぜ実施するのか？
- チーム／プロジェクトが抱えている課題を認識するため
- プロジェクトメンバーの成果を再認識するため
- 取り組んでいるプロジェクトでより良い成果を生み出していくため
サンプル：ミーティングアジェンダ
👉SuperGoodMeetings で『振り返りミーティング +Δ』のアジェンダテンプレートを確認する
※各アジェンダをクリックすると、アジェンダの詳細を見ることができます
🔰振り返りミーティング｜KPT＋A
プロジェクトの節目で実施したい振り返りミーティング。取り組んでいるプロジェクトの成果や課題を認識し、より良い成果をだすため／課題を解消するための具体的なアクションまでを決める。KeepとProblemを書き出し、Tryすることを考え、具体的なActionにする。
いつ実施するの？
- プロジェクトの節目（プロジェクトが終わったときや、フェーズが変わるとき）
なぜ実施するのか？
- チーム／プロジェクトが抱えている課題を認識するため
- プロジェクトメンバーの成果を再認識するため
- 具体的なアクションにすることで良い成果／課題解消につなげるため
サンプル：ミーティングアジェンダ
👉SuperGoodMeetings で『振り返りミーティング KPT+A』のアジェンダテンプレートを確認する
※各アジェンダをクリックすると、アジェンダの詳細を見ることができます
定例ミーティングを活用してプロジェクト推進を実現する SuperGoodMeetings をご活用ください
このブログで紹介したミーティングテンプレートは、定例ミーティングを活用してプロジェクト推進を実現するクラウドサービス SuperGoodMeetings で提供しています。
SuperGoodMeetings には必要なアジェンダ項目がそろっているので、入力していくだけでミーティングで議論したいことを簡単に整理することができます。
無料ではじめることができますので、お気軽にお試しください！
