2020年からの約2年間で、リモートワークがすっかり当たり前になった会社も多いのではないでしょうか。
コパイロツトが、全社的にリモート環境での勤務に切り替えることになったのは2020年2月頃。それから半年間ほどが経過してリモートワークが定着しはじめた8月頃から、わたしたちは、社内の情報がメンバー間で相互に流通・浸透する仕組みを作りたいと考えました。
今回は、わたしたちが実際にどのように仕組みをつくり、リモート環境下でのコミュニケーション課題と向き合ってきたのか、その取り組み内容をご紹介していきます！
- メンバー同士の関係性の構築、新入社員の受け入れなどに課題あり
- 少人数のチームを社内でつくり、3ヶ月ごとに組み替えしながら活動
- 制度を運用しながら、現在もアップデートを重ねています
- あなたもコパイロツトで働いてみませんか？
メンバー同士の関係性の構築、新入社員の受け入れなどに課題あり
全社的にリモートワークに切り替える以前に、定期的に行われていた情報共有目的の集まりは、週1回の全体共有会と、3〜4ヶ月に一度行われる、共同創業者の定金が各社員と1対1で実施する面談の2つでした。全体共有会では会社全体に関わる情報を、個別面談では、個人のキャリアに関する希望と会社の方向性をすり合わせていました。
ただ定金は、個人面談を続けるのはビジョンの共有や個人と会社とのチューニングの観点では良いものの、自分だけにメンバーの情報が集まりすぎてしまうことに課題を感じていたそうです。
そこで他にも、メンバー同士の関係性の構築や、情報交換が気軽にできる仕組みを検討することにしました。リモートワーク環境に全面的に切り替わるまでは、各メンバーが昼食の時間やたばこ休憩の際などに情報交換をしていたので、その代わりとなるような何かがほしいとも思っていました。
またフルリモートワークの状況下で、新しいメンバーを迎えることになったのも、仕組みの構築を後押しすることになりました。コパイロツトでは中途入社したメンバーにメンターがつく制度があるのですが、新人のフォローをメンター個人にすべて頼るのではなく、チーム全員で迎え入れたほうがお互いの負荷が減るのではないか、と考えたのです。
少人数のチームを社内でつくり、3ヶ月ごとに組み替えしながら活動
リモートワーク環境におけるいくつかの課題を解消するため、新たに社内でスタートしたのが「チームで推進する制度」です。
この制度は、社内のメンバーを4人ずつのチームに分け、それぞれのチーム内で定期的な情報共有や交流を行うというもの。チームは3ヶ月スパンで組み替えが行われ、できるだけ普段の業務であまり接点がないメンバー同士が一緒になるようにしています。
各チームごとに実施している、週1回のミーティングの基本的なアジェンダは以下の通りです。
- 会社全体の情報共有と確認
- 「GKC（Good, Knowledge, Copilot Good）」を共有
- 「継続できる仕組み」のリサーチ結果を共有
- お悩み相談
会社全体の情報共有と確認
全社的な連絡事項や、会社の近況などを共有・確認します。
「GKC（Good, Knowledge, Copilot Good）」を共有
コパイロツトでは、業務を最適化していく際のアプローチを共有し、さらにそれを抽象化して汎用的なメソッドへと落としこむ活動に力を入れています。
その一環として、「Good：今週の良かったこと、参考事例 」「Knowledge：全体に共有されるべき、今後方法論になりそうな気づき」「Copilot Good：他の社員の行動で良かったこと」をチーム内で共有します。
参考 コパイロツトの取り組み紹介：良くする会議(1)「GPKOCの共有」
「継続できる仕組み」のリサーチ結果を共有
クライアントの事業だけではなく、世の中にあるビジネスモデルやスキームを広くリサーチし、自分が良いと思った「継続できる仕組み」についてメンバーにプレゼンします。
参考 コパイロツトの取り組み紹介：良くする会議(2)「良くする話」
お悩み相談
仕事で悩んでいることや、メンバーに相談したいことがあれば共有し、チーム内で話し合う時間を作ります。
上記4つのアジェンダは絶対的なものではなく、目的にかなっていればチームごとにカスタムも可能。アジェンダの具体的な内容については、各チームのメンバー間で相談して決めてもらうようにしました。
週1回の定例ミーティングを行う以外にも、チームによってはオンラインでランチ会や飲み会を開催したり、クール終了時に全員で振り返りをする時間を設けたりと、工夫をこらした取り組みが行われるようになりました。
実際にさまざまなチームで活動してみると、集まるメンバーによって雰囲気や取り組み内容が変わることに面白味を感じます。
制度を運用しながら、現在もアップデートを重ねています
2020年8月からスタートしたこの「チームで推進する制度」は、少しずつアップデートを重ねながら、現在も継続しています。当初の目的をすべてクリアできているとはまだいえませんが、リモートワーク環境下でメンバー同士がコミュニケーションをとるための良い機会になっています。
今回は、この制度を設計した背景と初期の取り組み内容に触れました。次回は、わたしたちが制度を実際に運用しながらどのような改善を行っていったのか、メンバーから出た意見や、新たに生まれたルールなどを交えながらご紹介したいと思います。
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