2024年7月19日（金）に、株式会社ロフトワーク主催のイベント「PM Lesson #01 〜プロジェクトの成否、実は開始前に決まってる説〜」に、コパイロツトメンバーが登壇しました。

本イベントは、2019年から実施されているプロジェクトマネジメントの勉強会です。さまざまな業界で働く人、異なる経験値を持つ人たちが集い、それぞれの課題やナレッジをシェアする場として運営されています。

今回のテーマは、プロジェクトを成功に導くためにとても重要な「プロジェクト開始前（立ち上げ時）に必要なこと」。

このレポートでは、コパイロツトの越川英宣（プロジェクトマネージャー・プロジェクトファシリテーター）が当日発表した内容を、ダイジェストでご紹介します。

▼イベント概要
「PM Lesson #01 〜プロジェクトの成否、実は開始前に決まってる説〜」（主催・企画・運営：株式会社ロフトワーク）

開催日時：2024年7月19日（金）18:00〜21:30＠ロフトワーク渋谷
登壇者（敬称略）：
- 大浦雅俊（株式会社INFOBAHN・アカウントプランナー）
- 岡本あかね（株式会社NEWh・Project Designer）
- 越川英宣（株式会社コパイロツト・プロジェクトマネージャー・プロジェクトファシリテーター）
- 安元佳奈子（株式会社ロフトワーク・クリエイティブディレクター）
- 野村隆昌（有限会社システムマネジメントアンドコントロール・取締役社長）

メンバー「全員で」プロジェクトを推進する仕組みをつくるために
プロジェクト初期に取り組むべき3つのこと
変化し続ける状況に対応するために欠かせない「会議・アジェンダ設計」
- 1）会議設計
- 2）アジェンダ設計
各社から共有されたさまざまなナレッジ
無料オンラインイベントを開催中

メンバー「全員で」プロジェクトを推進する仕組みをつくるために

はじめに、プロジェクトを推進するにあたってコパイロツトが前提としている考え方を2つご紹介します。

まず1つは、プロジェクトメンバーが自律的に行動しやすい状態をつくること。もう1つは、プロジェクトを推進するための仕組みをつくることです。クライアントも含め、関わるメンバー全員でプロジェクトを推進していく、という姿勢を重視しています。

なぜそうした状態をつくる必要があるのか。それは近年のプロジェクトが、次のような状況に直面していることがよくあるためです。

またこれらに影響を受け、プロジェクトマネジメントを取り巻く状況も次のように変化しています。

上記の状況変化に対応していくため、プロジェクトリーダーやプロジェクトマネージャー役を担う一部の人が何とかしようとするのではなく、関わるメンバー全員でプロジェクトを推進していく仕組みをつくることが大切だと考えています。

プロジェクト初期に取り組むべき3つのこと

上記の前提を踏まえて今回のイベントのメインテーマ、コパイロツトが「プロジェクト初期に取り組んでいること」をご紹介します。大きく、実施すべきだと考えていることは次の3つです。

1）環境を整える
2）目指すべき指標を決める
3）状況の変化に対応・プロジェクトを推進する仕組みをつくる

今回のイベントでは時間の都合上、「状況の変化に対応・プロジェクトを推進する仕組みをつくる」ための具体的なアクションのひとつ、「会議・アジェンダ設計」について解説しました。

変化し続ける状況に対応するために欠かせない「会議・アジェンダ設計」

都度変わる状況に柔軟に対応するためには、定例会議の活用が有効だと考えています。

定例会議を変化する状況のキャッチアップと、その状況に合わせた対応・改善を行う場として位置付け、会議で共通認識をつくり、それらをもとに各自が活動（各タスク）を行い、そこで生じた変化をまた定例会議で議論する。このサイクルをつくることで、状況の変化に対応し続ける仕組みが構築できると考えています。

この定例会議の仕組みを活用し、プロジェクト初期の段階で全体の会議設計、アジェンダ設計を行います。

1）会議設計

最終的にプロジェクトとして目指すべき状態および、必要となる具体的な成果物を定義し、それらを出力するために、どの程度の頻度で定例会議が必要となるかを検討します。状態と成果物を明確にすることで、「最初のミーティングではここまで議論する／決定する必要がある」というように、プロジェクトにおいて必要な会議を設計します。