2024年5月の開催に引き続き、2024年8月7日（水）に、5回目となるSuperGoodMeetingsのユーザーイベントをオンラインで開催しました。基本はみなさまとゆるく語らう座談会形式のイベントです。今回はいつも参加いただいている有料ユーザーのみなさまに加え、無料ユーザーの方にもはじめてお声がけしました。
▼ SuperGoodMeetings とは？
会議・ミーティングの目的達成を支援するクラウドサービス。当社の熟練したプロジェクトマネージャーが日常的に行っているファシリテーション・会議術を、誰もが実践できるようにツール化しました。会議・ミーティングの運営を誰でも簡単に行えるようにすることで、業務やプロジェクトの推進を後押しします。
今回もSuperGoodMeetingsのアップデート情報や使い方をお知らせするだけではなく、プロジェクト推進についてのさまざまな悩みや疑問、それぞれが感じている課題を共有したうえで、みなさんとディスカッションを行いました。
以下は、今回のイベントで話題となったトピックの一部です。
- 関係者を巻き込むことで問題解決に時間がかかることがある
- 業務負荷が高いメンバーを、他のメンバーが支援する方法が難しい
課題3）プロジェクト内の責任範囲や、役割分担に関する問題点とは？
本記事では上記の課題から、プロジェクト推進業務の最適化についての議論をご紹介します。
関係者の調整業務。スピードとトラブル回避、どちらを優先する？
関係者が多い大規模プロジェクトを推進していく際、「誰を」「いつ」プロジェクトに巻き込んでいくか、その最適なタイミングを抑えることが重要となります。
進行スピードを重視し、調整を後回しにすると後々大きなトラブルを招いてしまいかねない一方で、理想的なステップを一つひとつ踏んでいこうとするとブレーキがかかり、余計な時間が必要になって機会損失につながるリスクが生じます。
この課題に対する解決策として、参加者の方から「プロジェクトの目的やゴールを確認する」というアイデアを提示いただきました。
そもそもプロジェクトの目指すあり方——たとえばできる限りチームの多様性を重視したいのか、それともスピード優先なのかなどによって、コミュニケーションの仕方も変わるのではないか、という意見です。
プロジェクトの目的やゴールを踏まえて、人を巻き込み調整していくときのふるまい方、スタンスも合わせて調整していく余地がありそうです。
特定のメンバーが抱えている膨大な業務量の調整をどう図る？
チーム内における個々の業務量も、最適化を図る必要がある要素の一つです。特定のメンバーのみの業務負荷が非常に高くなってしまっている場合、リーダーや周りのメンバーはどのように行動すればよいでしょうか。
この課題に対しては、いくつかの対応策が提示されました。
コパイロツトの定金は、「本人との定例会議を設定し対話を重ねて、手放せる業務を少しずつ外していく方法が良いのでは」とアドバイス。自分自身が取り組んでいる業務を対話なしにいきなり引き剥がそうとすると、思わぬ反発につながってしまう可能性があるためです。
また他の参加者の方からは、とにかく細かいタスクをチーム全体で一旦洗い出し、優先度を共有してはどうか、という意見が出ました。CCPM（※）などのツールを使ってタスクを可視化し、プロジェクトのボトルネックになっている部分を客観的に特定することで、プロジェクト全体の見通しを良くすることができます。
※CCPM（Critical Chain Project Management：クリティカルチェーン・プロジェクトマネジメント）：プロジェクト管理手法の一つ。個々のタスクの納期をできる限り短縮する代わりにプロジェクト全体のバッファを設けておき、遅延や変更が生じたタスクに割り当てていく方法です。
ユーザーのみなさまと継続的に交流・情報交換する場を作っていきます
SuperGoodMeetings開発チームでは、今後もユーザーのみなさまと一緒に、よりよい会議・ミーティングの実施、よりよい形でのプロジェクト推進を目指していきたいと考えています。
定期的に今回のようなユーザー向けイベントを開催していく他、イベント参加者を対象としたオンラインコミュニティも運営しています。 次回のユーザーイベントは10月2日（水）19:00からを予定しています。みなさまぜひご参加ください！
▼お申込みはこちらから
https://supergoodmeetingsuserevent06.peatix.com/
プロジェクト推進をメソッドとツールで支援する
コパイロツトではプロジェクト推進の実践知を元に、みんなでプロジェクトを推進するためのフレームワーク「Project Sprint」を公開。また、定例会議を活用したプロジェクト推進を実現するクラウドサービス「SuperGoodMeetings」を提供しています。
