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会議をスムーズにさせる「アジェンダシート」のすすめ(後編)

前回の続き

木曜日担当の吉岡です。最近わさび漬にハマっていて毎日食べています。 さて、前回はアジェンダシートの考え方や概要、項目について説明しました。今回は、実際に会議でどう使っているかについてご紹介します。

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会議用アジェンダシートの特徴

これが会議用のアジェンダシートです。

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項目を見てみると前回お見せした一項目のアジェンダシートに「優先度」「どのように進めるか」「誰に」「所有時間」の4項目が追加されています。 運用方法は、会議の2,3日前にアジェンダを募集して、前日までに完成させて当日会議に臨みます。 このシートの特徴と大きな効果は以下のようにアジェンダ担当者と参加者両方の行動を明確にすることだと思っています。


・アジェンダ担当者
アジェンダシートを事前に記入することで、自分の対応すべきことが明確になる。 しっかり事前に会議内での確認方法やプレゼンのイメージを持つことができるのでしっかり進めることができる。


・参加者
意外と会議でよくある「どういう姿勢で聞けばいいのかわからない」という状態を回避できる。「意見すればいいのか」「ただ聞けばいいのか」などその後のアクションによって物事の捉え方や聞き方は全然変わってしまう。そこを明確にできるので自分が何をすべきか明確にわかった状態で会議に参加することができる。

アジェンダをアーカイブすることの価値

会議における効果は上述の通りなのですが、他にもアジェンダを毎会議しっかり記録することでプロジェクトがどう進んだか後でしっかり振り返ることができます。 これが実はとても重要なことで、弊社では多くのプロジェクトを担当しているのでしっかりアーカイブ化することで、プロジェクトにおける初期の立ち上げのパターンを見出たり、それぞれナレッジとして汎用化していくことを目指しています。

こうすることで「だいたいプロジェクト立ち上げて5週間くらいはアジェンダが消化スピードが遅くなる」だったり「プロジェクトの進み具合が早い時は一回振り返りを入れると更にプロジェクトに勢いが生まれてチーム力が向上した事例がある」など、アジェンダ作りから新しい仮説とアプローチを作り出すことができるのです。

最後に

二週に渡って「アジェンダ」について書きましたが、アジェンダをしっかり書くことは弊社の文化であり、KLチームでも強く意識づけています。 情報の出口をしっかり決めて、できるだけ効率的に意思決定していくためにはアジェンダをしっかり定めることはとても有効だと思います。 皆様もぜひお試しいただき、もし新しい発見がなどがあれば本ブログまでご連絡ください。

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