業務やプロジェクトで日常的に発生する会議。でも、時間内に効率よく会議の目的を達成できなかったり、議論がブレてしまったり、会議に参加する意義を参加者が感じてくれなかったり……うまく会議を進めるって難しいですよね。
2023年11月30日（木）、会議・ミーティングの目的達成を支援するコパイロツトのクラウドサービス「SuperGoodMeetings」のアップデートを記念し、「仕事が進むファシリテーション・会議術」をテーマとしたオンラインセミナーを開催しました。今回はその一部を、ダイジェストでご紹介します。
会議やミーティングをうまく進めるコツを知りたい、会議の場を仕事でもっと活用したいと思っている方、ぜひ記事末尾にまとめた資料も合わせて参考にしてみてください。
▼「SuperGoodMeetings」とは？
会議・ミーティングの目的達成を支援するクラウドサービス。当社の熟練したプロジェクトマネージャーが日常的に行っているファシリテーション・会議術を、誰もが実践できるようにツール化。会議・ミーティングの運営を誰でも簡単に行えるようにすることで、業務やプロジェクトの推進を後押しします。
▼当日のスライドはこちらから閲覧可能です
会議を円滑に実施するための3つのコツ
「会議」と聞くと、反射的に「無駄な時間」「参加したくない」と捉えてしまう人が多いのではないでしょうか。しかし複数人で仕事を進めるとき、チームで一つのプロジェクトに取り組むとき、関係者が集まって状況をすり合わせたり、議論をしたり、対話を重ねたりするための時間は必要不可欠なものです。
では会議の時間を無駄にせず、スムーズに仕事を進めるための場にするためにはどうすればいいのか。
本イベントではコパイロツトの米山が、多様なプロジェクト推進に携わってきた経験をもとに、会議を実施するときに工夫できること、進め方のコツを、次の3つの観点からご紹介しました。
①会議の捉え方
②会議をファシリテーションする際の考え方
③会議の進め方のポイント
プロジェクトファシリテーター、プロジェクトコンサルタント。 プロジェクト・組織の推進をプロジェクトマネージャーとして関わりながら、プロジェクト・組織の未来に必要なナレッジ・知を言語化するサポートをしています。 対象分野は民間企業のDX領域が中心となりますが、シンクタンク・パブリックセクターでの勤務経験から、公共政策の立案・自治体DXに関する業務も担当しています。
①会議の捉え方
「来週、大事な会議があって気が重い」「次回の定例ミーティングで結論を出さなければいけない」など、おそらく、会議を単体の事象として受け取ってしまっている人が多いと思います。まずはその捉え方を変えてみましょう。
通常、一つの会議が独立して存在していることはありません。定例であってもそうでなくても、会議と会議の間には一定の時間があるものです。
そう捉えてみると、次のような柔軟なアクションが生まれるのではないでしょうか。
- 次の会議を迎えるまでに、あらかじめ参加者に情報を共有しておく
- 今週の会議で結論が出ない場合は、一旦意見を発散して結論を次回に持ち越す
すべての会議は連続性の中にあると認識することで、一つひとつの会議に対するハードルを下げることができます。
②会議をファシリテーションする際の考え方
会議のファシリテーションを任されて、それが重荷になってしまうケースもあるでしょう。しかしみなさんにお伝えしたいのは、「ファシリテーターはひとりでがんばらなくていい」ということ、もっと言えば「ファシリテーターがひとりで頑張るのは望ましい会議ではない」ということです。
ファシリテーションとは、直接的に会議を進行することだけではないと考えます。誰かがひとりでがんばらなくても、目的を達成できる会議の仕組みをつくること。スムーズに会議が進行できる状態にすることそのものが、ファシリテーターの仕事といえるのではないでしょうか。
例えば以下のような取り組みを行うことで、チーム内で自然とフォローし合う環境が生まれます。
- 誰でも会議のアジェンダや議事録が作成できるよう、フォーマットを用意する
- 議事録などの記録は、参加者全員で行う
- ファシリテーター役を固定せず、輪番で担当する
③会議の進め方のポイント
具体的な会議の進め方のポイントについて、今回は会議前・会議中・会議後でそれぞれひとつずつご紹介します。
1）会議前：アジェンダの準備
アジェンダ作成のノウハウやコツはさまざまあります。その中のひとつとして、ゴールを「範囲」でイメージすることが挙げられます。
会議の進行を大きく左右する要因のひとつに、会議前にアジェンダのゴールをいかに明確にできるかがあります。アジェンダのゴールとは、その議題について会議中にどのような状態まで持っていきたいのか、その議題を通じてどんな成果物を生み出したいのか、などを指します。
例えば「●●を決定する」というゴールにも、さまざまなバリエーションがあります。
- 会議の参加者全員の賛同を得る
- メンバー内の過半数の賛同を得る
- プロジェクトのキーマンからGOサインをもらう など
さらにゴールの範囲を以下のように明確にし、参加者の期待値、認識を揃えておくことによってファシリテーションがしやすくなります。
- 全員の積極的な合意は不要。大きな反対意見がなければOKとする
- 少なくとも、最終決定権を持っている人に合意してもらえればOK など
2）会議中：とにかく「付せん」
なぜ「付せん」が効果的なのか？ 違う価値観、多様な考え方のメンバーが集まることが当たり前になった今、会議においてもいろいろな人の目線でものごとを立体的に捉えていく必要があると考えます。
人はそれぞれ、立場や役割によって見ているもの、その切り口や角度が異なります。だから全体の認識をそろえて会議をスムーズに進めるために、まずは「それぞれに何が見えているのか？」をきちんと出し、シェアし合うプロセスが必要なのです。
このプロセスは、良い組織やチームを作っていくためのとても重要なKPIになるのではないかと思います。
3）会議後：「To Doやってきてくれないんです」
これはプロジェクトリーダーから、よく伺う悩みのひとつです。残念ながら、便利なタスクツールを導入して期限を切り、担当者を決めれば解決する……そんな単純な話ではないですよね。
この課題を解消するために必要なのは、そのタスクに関して納得感を得てもらうこと。そのうえで、そのタスクがプロジェクトチームの会議を通してメンバーの共通認識になっていることです。
それでもアウトプットのイメージが揃っていなければ対処できないこともありますし、それがあったとしても心理的・時間的な負荷があると実行が難しくなります。そうした課題を一つひとつ紐解いていかなければならないため、To Doの実行に関する問題は実は一筋縄ではいかないものだと思います。
すぐにできる工夫としては、会議後、タスクを言語化して議事録に明記する、アウトプットのレベル感を下げるなどが挙げられます。
今回取り上げた以外にも、仕事をスムーズに進めるための会議のコツ・ナレッジはさまざまあります。ご興味のある方は、お時間のあるときにご覧ください。
「良い会議」に必要な要素を実装した「SuperGoodMeetings」
本イベントでは米山によるレクチャーの後、カスタマーサクセス担当の賀川が、会議・ミーティングの目的達成を支援するクラウドサービス「SuperGoodMeetings」の具体的な活用方法について解説しました。
そして最後に、イベント中に寄せられた参加者のみなさまからの質問・お悩みに対し、時間が許す限り、共同創業者の定金と米山が回答していきました。
「SuperGoodMeetings」については、ぜひ活用事例や操作ガイドをご覧いただいたうえで、どのようなことができるのか試してみてください。
▼活用事例 supergoodmeetings.com
▼操作ガイド sites.google.com
▼会議を進行する人に知っておいてほしい！仕事をスムーズに進める会議術（動画で紹介） www.youtube.com
