プロジェクトを推進していくうえで、リーダーが苦労しやすいポイントとして「関係者との合意形成」が挙げられると思います。実際、悩みを抱えている方も多くいらっしゃるでしょう。
そこで今回は、コパイロツトがプロジェクト推進支援を行う際に実践している「合意→決断の仕組み」について、ポイントをご紹介します。プロジェクトリーダーの方は、ぜひ参考にしてみてください。
※2024年10月9日に開催されたオンラインセミナーより、内容を一部抜粋してお届けします
▼セミナー概要
「プロジェクトにおける、合意→決断の仕組み」
開催日時：2024年10月9日（水）17:00-18:00（オンライン）
株式会社コパイロツト プロジェクトマネージャー
Webディレクターとして様々な企業のコーポレートサイト、Webサービスの開発に携る中、よりよいチーム作りとプロジェクトマネジメントを追求するためにコパイロツトに入社。
現在は、クライアント企業のプロジェクト推進を支援する中で、ワークショップやふりかえりを活用したコミュニケーション改善に取り組んでいる。
プロジェクト開始時に、合意を得やすい体制をつくる
現代のプロジェクトは、さまざまな制約や条件の中で進めることが求められ、実行すべきタスクが非常にたくさんあります。
プロジェクトを取り巻く環境が、とても速いスピードで変化していく難しさもあります。
このように環境変化などに伴って、プロジェクトの進め方や体制は途中で変わっていきます。そのため「そもそもプロジェクトを取り巻く状況は流動的である」という前提に立ち、意思決定しやすい環境をつくること、関係者から合意を得やすい体制をつくることが重要です。
リーダーの決断に関係者からの合意が欠けていれば、プロジェクトを前に進めることはできなくなります。決断の前に、チーム内やステークホルダーから合意を取るステップを意識することで、プロジェクト推進を格段にスムーズにすることができます。
次に、合意を得やすい体制の作り方について、3つのポイントをご紹介します。
ポイント①「プロジェクトのゴールは変わる」という共通認識を持つ
みなさんは、「プロジェクト開始時に一度決めたゴールは、そのあと何があっても変更してはいけない」と思っていませんか？
クライアントの依頼内容や納品物が明確なプロジェクトであれば、ゴールを変える必要はないかもしれません。しかし激しい状況変化が想定される場合は、クライアントと共にチーム全員で最適なゴールを探すためのアプローチが必要です。
そのため、まず最初に「プロジェクトのゴールは変わるもの」という考え方をチーム内で共有することが大切です。この共通認識が、合意しやすい仕組みづくりの土台となります。
ポイント②定例会議で「ふりかえり」と「気づき」を共有する
合意しやすい体制をつくるには、プロジェクトの意思決定プロセスにチームメンバーが関わることが必要です。
「プロジェクトの定例会議を行っているので、メンバーが発言できる場作りはすでにできている」と思われる方もいるかもしれません。しかし、ここで注意すべきは、ただ決まった日時に集まるだけでは、メンバー同士の対話が活発にならないという点です。
定例会議を報告や確認で終わらせず、活発な対話の場にするためには、それなりの工夫が必要です。今回はその工夫の一つとして、定期的な「ふりかえり」と「気づき」の共有を紹介します。
過去のふりかえりや、現在についての気づきを共有することは、各メンバーにとって自分の考えを話す機会になります。その積み重ねにより、プロジェクトで起きた事象をだんだんと自分ごととして受け止められるようになり、結果として自律的に行動・発言・学習する体制ができていきます。
メンバーそれぞれがプロジェクトに主体的に取り組むことは、合意しやすい環境づくりにつながります。定例会議の中に、チームメンバーが対話できる仕組みを取り入れることが有効です。
ポイント③「見えない期待値」をすり合わせる
プロジェクトチームには、日ごろやりとりのない他部署の人やこれまで会ったことのないメンバーも参加しています。このような場合、それぞれの参加者が「〇〇部署からアサインされた人なら、こういうことをやってくれるだろう」など、役割に応じた見えない期待値を相手に抱いていることが多いものです。
職種やポジション、年次、個人のキャラクターといった役割に応じた期待値は、想定と少しずれただけでも、プロジェクト活動のやりにくさや予期せぬトラブルにつながる可能性があります。
期待値は目に見えないからこそ、プロジェクト開始時にすり合わせを行いましょう。
コパイロツトならではの研修サービス
今回はプロジェクト開始時に行うべき、合意形成をしやすい体制づくりについてご紹介しました。
セミナー当日にご紹介した「期待値ロールセッション」をはじめ、コパイロツトではプロジェクト推進に関する知見を活かしたオリジナル研修や講義、ワークショップのサービスを外部企業へ提供しています。
ご興味のあるテーマがありましたら、ぜひお問い合わせください。
▼コパイロツトのスポットサービス一覧
研修・ワークショップ・ファシリテーション支援、コーチングサービスなど各種ご用意しています。
| カテゴリ | 内容 | 所要時間 |
|---|---|---|
| 講義 | プロジェクトマネジメント講義 | 60分〜 |
| プロジェクト推進力の育成講義 | 60分〜 | |
| MTGファシリテーション講義 | 60分〜 | |
| 研修 | プロジェクトマネジメント研修 | 90〜120分 |
| プロジェクト推進力の育成研修 | 90〜120分 | |
| ご要望に応じたカスタマイズ研修（プロジェクト設計研修、アジェンダ設計研修、コミュニケーション研修、資料・WBSの作成研修など） | 90〜120分 | |
| ワークショップ | Project Sprint体験（定例会議体験） | 60〜90分 |
| 現状の問題整理＆ゴール・ビジョン検討 | 60〜90分 | |
| チーミングワークショップ（役割・期待値セッション、チーム力の向上、心理的安全性の向上、プロジェクトのふりかえり） | 120分〜 | |
| ABD（アクティブ・ブック・ダイアローグ） | 90〜120分 | |
| コーチング | MTG進行の改善コーチング（MTG全般におけるアドバイス、ファシリテーション改善やフィードバック含む） | 60分〜 |
| プロジェクトマネージャー個人へのコーチング（実践アドバイス含む） | 60分〜 |
無料オンラインイベントを開催中
プロジェクト推進に関するサービスを提供しているコパイロツトでは、定期的に無料オンラインセミナーを実施しています。
ご興味のある方は、ぜひご参加ください！
