前回2024年3月の開催に引き続き、2024年5月15日（水）SuperGoodMeetingsを積極的に活用してくださっている有料ユーザーのみなさまと、対面・オンラインのハイブリッドの環境でゆるく座談会のようなユーザーイベントを開催しました。
▼ SuperGoodMeetings とは？
会議・ミーティングの目的達成を支援するクラウドサービス。当社の熟練したプロジェクトマネージャーが日常的に行っているファシリテーション・会議術を、誰もが実践できるようにツール化しました。会議・ミーティングの運営を誰でも簡単に行えるようにすることで、業務やプロジェクトの推進を後押しします。
今回もSuperGoodMeetingsの使い方にとどまらず、プロジェクト推進に関するさまざまな課題等を伺いながら、みなさんとディスカッションをしました。
- 役割分担・期待値セッションがイマイチ機能しない
- 適切な役割分担はプロジェクトの質を上げることにつながる
- イベント後にいただいた感想・コメント・論点
- ユーザーのみなさまと継続的に交流・情報交換する場を作っていきます
役割分担・期待値セッションがイマイチ機能しない
プロジェクトが大規模になればなるほど、立ち上げ期には役割分担をすることが多いと思います。ただ分担後、しばらくは維持できたとしても、次第に新たな役割が発生し、タスクが宙に浮いてしまったり、当初の分担そのものが機能しなくなってきてしまったり、ということは起こりますよね。
コパイロツトではそういったことを防ぐために、期待値セッション（ロールセッション）という方法を使っています。
定期的に見直しを行い、役割分担の形骸化を防ぐために、月1回程度行っている振り返りと同じタイミングで見直すことが多いです。毎回0からやり直すのではなく、最初に行った役割分担の一覧表等のアウトプットを眺め、差分があれば更新していきます。また、プロジェクトのフェーズが変わるタイミングでは役割が変わったり、増えるケースもあるため、がらっとやり直しを行うこともあります。
ただそれでも機能しない場合には、「毎回の定例会議でアジェンダに入れ、役割を確認する時間を取る」という方法もあるかもしれません。
適切な役割分担はプロジェクトの質を上げることにつながる
そもそもなぜ、プロジェクトの中で役割分担をするのか？
細かい役割分担をせず、リーダーやマネージャーが全てを引っ張る形でプロジェクトを推進することも可能です。ですが今回、対話をする中で出てきたのは、その方法をとっていると、「リーダーやマネージャーの限界がプロジェクトの限界になってしまう」「質が上がらなくなってしまう」ということ。
質を上げていくためには、「ただ進める」「ただ実行する」のではなく、メンバーにも役割を持ってもらい、自分自身の考えや意見をもってプロジェクトに参画してもらったほうが良い。そう考えたとき、その環境を実現するための、ひとつの方法として提案されたのが「あなたは何を期待しているのか」という問いかけをすることです。
企業やプロジェクトがメンバーに対し期待することではなく、メンバーが仕事やプロジェクト、あらゆることに対しどのような期待をしているのか、それを意識したり、可視化する必要があるのではないかという対話がなされました。
その問いかけによってメンバー自身も「自分は何を期待しているのだろう？」と改めて考えるきっかけになりますし、周囲もメンバーがどのようなことを期待しているのか知ることができるのではないでしょうか。
そしてこの後、リーダーシップについての分類資料を参照しながら、プロジェクトやチームがどのようなリーダーシップやマネジメントを求めているのかを、チーム内ですり合わせる必要性などについて話しました。この論点については、また別の機会にご紹介できたらと思います。
イベント後にいただいた感想・コメント・論点
今回ご参加いただいたみなさまから、以下のコメントをいただきました。今後もみなさまと一緒に、より良いプロジェクトを増やしていくために、引き続きディスカッションをさせていただければと思います。
SuperGoodMeetingsにとどまらない、プロジェクトマネジメントにまつわる話題について、みなさんの考えを聞くことが出来ました。定金さんからもコメントにあった、「あなたは、このプロジェクトに何を期待しますか」と聞いてみる話、マネジメントについての相手の自己認識とサポートのすり合わせの話、この二つが印象的でした。取り組みたいです。
といった感じで広く会話が出来る貴重な場になりました。雰囲気も和やかなので、気軽に参加しても大丈夫なイベントで学びになりました。
ユーザーのみなさまと継続的に交流・情報交換する場を作っていきます
SuperGoodMeetings 開発チームでは、今後もユーザーのみなさまと一緒に、よりよい会議・ミーティングの実施、よりよい形でのプロジェクト推進を目指していきたいと考えています。
定期的に今回のような有料ユーザー向けイベントを開催していく他、イベント参加者を対象としたオンラインコミュニティも立ち上げました。
次回開催は7月を予定しております。詳細が決まりましたらまたお知らせいたします！
プロジェクト推進をメソッドとツールで支援する
コパイロツトではプロジェクト推進の実践知を元に、みんなでプロジェクトを推進するためのフレームワーク「Project Sprint」を公開。また、定例会議を活用したプロジェクト推進を実現するクラウドサービス「SuperGoodMeetings」を提供しています。
