プロジェクトマネジメント・ナレッジマネジメント・組織づくりについて
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プロジェクトをスムーズに立ち上げるために。プロジェクト開始時に言語化しておくとよい項目をフォーマット化しました!

プロジェクトの種類は多様でも、立ち上げ時に言語化しておいたほうが良いポイントにはそんなに違いがありません。これまでのプロジェクト推進のサポートの経験から、立ち上げ時に言語化しておいたほうがよい項目をフォーマット化しました。ダウンロード可能ですのでぜひご活用ください!

プロジェクトマスターフォーマットのダウンロード

ダウンロードはこちらから

docs.google.com

プロジェクトマスターフォーマットの使い方

  • プロジェクト立ち上げ時に、メンバーとともに、このフォーマットの項目を言語化していきましょう。
  • 記載した内容はプロジェクトの進行状況により変更が必要になります。毎月1回程度は定例会議で記載内容を確認することをおすすめします。

各項目の解説

プロジェクトの目的

どこに向かってプロジェクトを進めていくか、メンバー間での認識を合わせるためにも目的を言語化しておきましょう。

目的がうまく言語化できないときは「●●を実施することによって、●●の状態になることを実現する」という例文に当てはめてみましょう(当てはまらない場合はこの文言の限りではありません。)

目的とあわせて、現在の状況とあるべき姿、実施事項、生み出す成果(成果物、効果)をまとめていきます。

マイルストーン

可能であれば最終的に実現したい状態や評価指標を決めたうえで、マイルストーンを作っていきましょう。

最終的な状態がイメージしづらい場合には、チームメンバーにとってより明確なプロジェクトの方向性を示せる内容でもかまいません。

例えば、

  • チームメンバーみんなが成功したと思う基準
  • 達成したい定量的測定 / 定性的評価
  • 解決したい問題・課題、完了しておきたい施策

などが挙げられます。

マイルストーンが設定できたら詳細スケジュール・WBSも必要に応じて用意しましょう。

ゴールからプロジェクト工程を逆算する方法についてはこちらの記事もご覧ください。

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本プロジェクトで使用するツール

プロジェクトで使用するツールもあらかじめ整理しておきましょう。

  • Web会議ツール:Zoom,Teams,GoogleMeetなど
  • コミュニケーションツール:Slack,Chatworksなど
  • ファイル共有:Googleドライブ、Dropboxなど
  • Todo管理:Asana,backlog,Googlekeepなど

ウェブホワイトボードなどを使う場合は、ツールの関係も整理しておくとよいかもしれません。

体制図

誰がどんな役割(ロール)を担っているのか、最初に整理しておきましょう。

進めていく中で変わっていくものではありますが、その際にはロールセッションの実施をおすすめします。

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各種資料へのリンク

プロジェクトに関わるうえで認識しておいたほうが良い基本資料へのリンクをまとめておきましょう。

例えば

  • アジェンダ、議事録、タスク管理、共有フォルダなどのURL
  • 業務に関する資料
  • 新規メンバーが見るべき資料

など。

途中で新たなメンバーが参加した際にも簡単に共有できるので便利です。

本プロジェクトに関わる会議体

会議名、開催頻度、目的、基本アジェンダ、オーナー、ファシリテーターなどの役割、他会議との関係整理しておきましょう。

定例会議・ミーティングの基本アジェンダもすでに決まっているようでしたら整理しておくとよいと思います。

お仕事のご依頼・ご相談は

コパイロツトは、課題整理や戦略立案から参画し、プロジェクトを効果的に推進するための「プロジェクトマネジメント」「ファシリテーション」「ナレッジマネジメント」などのお手伝いをさせていただきます。

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